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Staatsarchiv: Dienstleistungen für kantonale Stellen

Zuständige Amtsstelle: Staatsarchiv

Staatsarchiv > 3. Records Management > 3.1 Dienstleistungen für kantonale Stellen

Das Staatsarchiv unterstützt die kantonalen Stellen im Records Management während der gesamten Lebensspanne der Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung.

Records Management
Records Management ist die systematische Verwaltung von Akten und umfasst das Erstellen, Empfangen, Registrieren, Ablegen und Wiederfinden der Akten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Papier- oder um elektronische Akten handelt. Records Management ist Voraussetzung für:
  1. die optimale Nutzung der vorhandenen Informationen
  2. die schnelle Übersicht über laufende und abgeschlossene Geschäfte
  3. die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns – intern und gegenüber der Öffentlichkeit

Bausteine des Records Management
Für ein funktionierendes Records Management genügen wenige Bausteine:
  • Verantwortliche Person: Für Records Management muss eine verantwortliche Person bestimmt sein.
  • Kontinuität: Records Management ist planmässig und kontinuierlich zu betreiben.
  • Dossierbildung: Akten werden nicht einzeln, sondern in Dossiers geführt. Auf diese Weise bleiben alle wichtigen Informationen zu einem Geschäft zusammen.
  • Ordnungssystem: Die Dossiers werden in einem amtsweit einheitlichen Ordnungssystem mit hinterlegten Aufbewahrungsfristen abgelegt. Das Ordnungssystem ist nach den Aufgabenbereichen der Amtsstelle aufgebaut.

Dienstleistungen des Staatsarchivs
Das Staatsarchiv unterstützt die kantonalen Stellen im Records Management.
  • Wir unterstützen Sie in Fragen der Aktenführung und Organisation der Ablage.
  • Wir unterstützen Sie bei der Einführung elektronischer Datenverwaltungssysteme.
  • Wir beraten Sie bei der Ablieferung und wählen zusammen mit Ihnen die abzuliefernden Akten aus.
  • Wir garantieren, dass Sie zur Aufgabenerfüllung auf Ihre archivierten Akten zurückgreifen können.
  • Wir garantieren die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und die sichere Aufbewahrung der abgelieferten Unterlagen.

Elektronisches Records Management
Das Staatsarchiv ist zuständig für die Pflege des Ordnungssystems und für die Weiterbildung der RM-Verantwortlichen in den Verwaltungsstellen. Elektronische Akten werden nur aus dem Records Management System oder aus Fachapplikationen übernommen. Wenden Sie sich bei Fragen einfach an uns.

Hilfsmittel

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