Records Management Kantonsverwaltung

 

Staatsarchiv > 3. Records Management, Archivierung > 3.1 Records Management

Das Staatsarchiv unterstützt die kantonale Verwaltung im Records Management bis hin zur Ablieferung der Dokumente ins Archiv. Verantwortlich für Records Management sind die Verwaltungsstellen, verantwortlich für die Archivierung ist das Staatsarchiv.

Records Management

Records Management ist das systematische Führen von Akten und umfasst das Erstellen, Empfangen, Registrieren und Ablegen der Dokumente. Es ist Voraussetzung für:

  1. authentische Informationen
  2. die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
  3. die optimale Nutzung der Informationen

Bausteine des Records Management

Zentral sind wenige Bausteine, die in der Archivierungsgesetzgebung vorgegeben sind:

  • Verbindliche Organisationsvorschriften regeln Prozesse und Verantwortung und sichern die Kontinuität.
  • Das Ordnungssystem ist nach Aufgaben aufgebaut und umfasst alle Tätigkeiten der Verwaltungsstelle.
  • Dokumente werden in Dossiers geführt, die einer Position im Ordnungssystem zugeordnet werden. Auf diese Weise bleiben alle wichtigen Informationen zu einem Geschäft zusammen.
  • Ordnungssysteme, Dossiers und Dokumente sind mit Metadaten (beschreibende Zusatzinformationen) versehen.
  • Die Zugriffsrechte auf Positionen des Ordnungssystems, auf Dossiers und Dokumente sind klar geregelt und ermöglichen Stellvertretungen.
  • Sicherheit: Informationen, Dossiers und Dokumente sind so aufzubewahren und zu sichern, dass sie vor unberechtigter oder unkontrollierter Einsichtnahme, Veränderung und Verlust geschützt sind.

Unterstützung durch das Staatsarchiv

Das Staatsarchiv unterstützt die kantonale Verwaltung im Records Management. Es:

  • ist zuständig für die fachliche Pflege des kantonalen Records Management;
  • hilft bei der Einführung von Fachanwendungen und stellt die Archivierung aus diesen sicher (Datenstruktur, Schnittstellen);
  • unterstützt Amtsstellen bei der Organisation des Records Managements;
  • entscheidet über die Auswahl der zu archivierenden Dossiers.

Das Staatsarchiv garantiert, dass die archivierten Informationen unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher aufbewahrt werden und dass Verwaltungsstellen zur Aufgabenerfüllung jederzeit auf Ihre archivierten Akten zurückgreifen können.

Hilfsmittel für Records Management

Hilfsmittel für Ablieferungen

Zugehörige Objekte