Staatsarchiv: Fachbegriffe

Zuständige Amtsstelle: Staatsarchiv

Schema der Verzeichnungsstufen


Staatsarchiv > 1. Benutzung der Bestände > 1.3 Archivische Fachbegriffe

Die Dokumente im Staatsarchiv sind nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen geordnet. Die Informationen auf dieser Seite geben Hinweise zur Ordnung und erklären wichtige archivische Begriffe.

Hierarchische Ordnung
Archivgut ist nicht thematisch geordnet sondern nach Provenienzen. Provenienzen sind die Institutionen oder Personen, welche die Dokumente hergestellt haben, welche für die Dokumente verantwortlich gewesen sind. Diese Ordnung ist hierarchisch aufgebaut und kann im Staatsarchiv Nidwalden bis zu neun Stufen umfassen. Jede Verzeichnungseinheit ist einer dieser Stufen zugeordnet. Untergeordnete Einheiten sind dabei immer ein Teil der übergeordneten Einheit.
  1. Archiv
  2. Abteilung
  3. Unterabteilung
  4. Bestand
  5. Serie
  6. Teilserie
  7. Dossier bzw. Band
  8. Teildossier
  9. Einzelstück
Je höher die Stufe, desto allgemeiner sind die Informationen - je tiefer die Stufe, desto spezifischer. Das Archivgut ist unterschiedlich tief erschlossen und nicht in jedem Ast sind alle Hierarchiestufen vorhanden.

Verzeichnungsstufen
  • Archive umfassen das gesamte Archivgut einer öffentlichen Körperschaft. In Nidwaldner Archivverzeichnis ist nur das Staatsarchiv als Archiv erfasst.
  • Abteilungen und Unterabteilungen sind Unterteilungen eines Archivs nach verschiedenen Ordnungskriterien wie Herkunft, Alter oder Sammlungsabsicht des Archivguts.
  • Bestände umfassen das Archivgut, das aus der gleichen Provenienz stammt: z. B. aus der gleichen Behörde, der gleichen Amtsstelle, aus einer bestimmten Firma oder einem Verein.
  • Serien sind Gruppen von Dossiers einer Provenienz, die entweder nach einem einheitlichen System geordnet sind, oder die aus demselben Tätigkeitsbereich stammen. Serien können auch eine besondere Form (z. B. Protokollbände) haben oder einen Zeitraum (z. B. Baubewilligungen 1980-1990) umfassen.
  • Dossiers umfassen alles Archivgut, das aus einem bestimmten Geschäft oder einem bestimmten Fall stammt (z. B. Gerichtsfall, Regierungsratsgeschäft). Bände sind einzelne Protokollbände einer Behörde (z. B. ein Band des Gerichtsprotokolls).
  • Einzelstücke sind einzelne Dokumente, die zu einem Dossier gehören.
  • Bestände und Serien können mit Klassifikationen unterteilt sein. Klassifikationen dienen zur Unterteilung nach thematischen oder chronologischen Gesichtspunkten (ähnlich Schlagworten).

Signaturen
Signaturen werden zusammengesetzt aus den Siglen der verschiedenen Verzeichnungsstufen. Klassifikationen sind nicht Bestandteil der Signatur. Archivgut wird anhand der Signatur bestellt und zitiert.

Wichtige archivische Begriffe (alphabetisch)
  • Alte Archivsignaturen sind alte, nicht mehr gültige Archivsignaturen. Diese werden zwar nicht mehr benutzt, in der älteren Literatur aber zitiert.
  • Archivgut bezeichnet das archivierte Material, unabhängig von Träger (Pergament, Papier, digitale Daten) und Form (Einzelakten, Bücher, Bilder usw.).
  • Der Bezugszeitraum bezeichnet den Zeitpunkt, auf den sich Archivgut bezieht. Zum Beispiel kann eine Urkundenabschrift im Jahr 1700 erstellt worden sein (Entstehungszeitraum), sich aber auf eine originale Urkunde aus dem Jahr 1349 (Bezugszeitraum) beziehen. Ein Bezugszeitraum ist nur in wichtigen Fällen angegeben.
  • Der Entstehungszeitraum bezeichnet den Zeitpunkt, in der das Archivgut hergestellt wurde. Bei staatlichen Ablieferungen entspricht dies in der Regel der Geschäftslaufzeit. Der Entstehungszeitraum ist immer manchmal nur als Schätzung angegeben.
  • Die Pertinenz ist die Zugehörigkeit von Archivgut zu Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge. Früher wurden Archive nach Pertinenzen geordnet, heute wird nach Provenienzen gegliedert.
  • Die Provenienz bezeichnet die Herkunft des Archivguts, die Institution oder Person, die das Archivgut hergestellt hat. Bei staatlichen Akten entspricht die Provenienz der Behörde bzw. der Amtsstelle.
  • Provenienzsignaturen sind Signaturen, welche das Archivgut in der Verwaltung bzw. in der Herkunftsstelle hatte.
  • Archivgut kann schützenswerte Daten enthalten. Die Schutzfrist bezeichnet die Zeitdauer, während der das Archivgut nicht öffentlich einsehbar ist. Jede Verzeichnungseinheit hat eine Schutzfrist, ausser wenn das entsprechende Archivgut immer öffentlich war (z.B. Amtsblatt). Die allgemeine Schutzfrist beträgt 30 Jahre, besonders schützenswerte Personendaten unterliegen einer verlängerten Schutzfrist von 100 Jahren. Für wissenschaftliche Zwecke ist die Benützung noch geschützter Dokumente unter bestimmten Bedingungen möglich.
  • Signaturen sind eindeutige "Kennziffern" von Verzeichnungseinheiten, mit denen diese zitiert werden können.
  • Verzeichnungseinheiten sind die einzelnen suchbaren Einträge in der Datenbank. Eine Verzeichnungseinheit beschreibt einen zusammengehörenden Teil des Archivguts, z.B. ein Geschäftsdossier. Die Verzeichnungseinheiten sind in den Verzeichnungsstufen hierarchisch geordnet.

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Gedruckt am 24.04.2017 01:31:31