Bewertung, Erschliessung, Erhaltung

 

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Damit Archivgut auch nach Jahrzehnten oder gar Jahrhunderten benutzt werden kann, muss es bewertet, geordnet, verzeichnet und sicher erhalten werden.

Bewertung, Erschliessung

Grundaufgaben aller Archive sind die Bewertung, die Übernahme und die Erschliessung von Dokumenten. Bei der Bewertung werden die Dokumente zur Übernahme ausgewählt, die übrigen Dokumente werden vernichtet. Für den Bereich der Privatarchive und der archivischen Sammlungen besteht eine Absprache mit Museum und Kantonsbibliothek über die gegenseitige Abgrenzung der Sammlungsgebiete.

Bei der Erschliessung werden die Dokumente einheitlich strukturiert und verzeichnet, so dass sie gesucht und benutzt werden können. Ohne Erschliessung sind Archive nicht benutzbar.

Fachbibliothek

Ein Sammlungsprofil legt fest, welche Neuerscheinungen angeschafft werden sollen. Dazu werden Sammelgebiete definiert und für jedes Sammelgebiet bestimmt, welche Bücher beschafft werden. Die Katalogisierung geschieht nach einheitlichen Kriterien.

Erhaltung

Ziel ist es, die herkömmlichen und die digitalen Dokumente so zu erhalten, dass sie auch in hunderten von Jahren noch benutzbar sind. Erhaltung umfasst verschiedene Aspekte. Die wichtigsten sind:

  • sichere Archivmagazine und sichere digitale Archivinfrastruktur
  • archivtaugliche Dateiformate
  • Herstellung einer Ersatzüberlieferung (digitale Kopien von zentralen Dokumenten)
  • kontinuierliche Kontrolle, regelmässiges Monitoring
  • Restaurierung beschädigter Dokumente

Die vorbeugenden Erhaltungsmassnahmen müssen im Gesamtzusammenhang geplant sein, damit sie effizient umgesetzt werden können. Für Katastrophen müssen die Notfallmassnahmen bereits im Voraus geplant und geübt werden, damit sie im Ernstfall funktionieren.

Zugehörige Objekte