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Bewertung, Erschliessung, Erhaltung

 

Staatsarchiv > 3. Records Management, Archivierung > 3.3 Bewertung, Erschliessung, Erhaltung

Damit Archivgut auch nach Jahrzehnten oder gar Jahrhunderten benutzt werden kann, muss es bewertet, geordnet und verzeichnet und dann sicher aufbewahrt werden. Dies gilt für herkömmliche Dokumente und für digitale Daten gleichermassen.

Archivische Bewertung und Erschliessung

Eine Grundaufgabe von Archiven ist die Bewertung und Erschliessung von angebotenen Dokumenten. Bei der Bewertung werden diejenigen Dokumente ausgewählt, welche archiviert werden sollen. Das Archiv wählt die archivwürdigen Dokumente aus und archiviert nur diese, die übrigen Dokumente werden vernichtet.

Bei der Erschliessung werden die Dokumente strukturiert und so verzeichnet, dass sie gesucht und gefunden werden können. Die Bewertung durch das Archiv bestimmt, was überliefert wird, die Erschliessung strukturiert das überlieferte Archivgut. Ohne Bewertung und Erschliessung sind Archive nicht benutzbar. Weil sie die archivische Überlieferung wesentlich formen, ist es zentral, dass die Bewertungs- und die Erschliessungsgrundsätze eines Archivs dokumentiert sind.

 

Fachbibliothek

Die historische Fachliteratur erlaubt es, die Archivquellen historisch zu verorten und in einen Forschungszusammenhang zu stellen. Archivquellen können nur so sinnvoll interpretiert werden.

Die historische Fachliteratur ist unüberschaubar. Ein Sammlungsprofil bringt Ordnung in die riesige Mende der Literatur. Es legt fest, welche Neuerscheinungen angeschafft werden sollen. Dazu werden Sammelgebiete definiert und für jedes Sammelgebiet bestimmt, welche Bücher beschafft werden. Für wissenschaftliche Arbeiten muss zudem abgeschätzt werden können, wie aussagekräftig die vorhandene Literatur ist. Dazu muss bekannt sein, nach welchen Richtlinien gesammelt wird und welche Literaturauswahl in der Fachbibliothek zu erwarten ist.

 

Erhaltung

Ebenso wichtig wie die Bewertung und die Erschliessung ist die sichere Erhaltung der Dokumente. Ziel ist es, die herkömmlichen und die digitalen Dokumente so zu erhalten, dass sie auch in hunderten von Jahren noch benutzbar sind. Erhaltung umfasst verschiedene vorbeugende Aspekte. Die wichtigsten sind:

  • sichere Archivmagazine und sichere digitale Archivinfrastruktur
  • ausgeglichenes Raumklima in den Archivmagazinen
  • archivtaugliche Dateiformate
  • Herstellung einer Ersatzüberlieferung (digitale Kopien von zentralen Dokumenten)
  • Kontrolle der Benutzung der Papierdokumente
  • Restaurierung beschädigter Dokumente

 

Die vorbeugenden Erhaltungsmassnahmen müssen im Gesamtzusammenhang geplant sein, damit sie effizient umgesetzt werden können. Auch für den Fall von Naturkatastrophen oder eines Brandes müssen die Notfallmassnahmen bereits im Voraus geplant und geübt werden, damit sie im Katastrophenfall schnell funktionieren.

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