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Elektronische Archivierung

 

Staatsarchiv > 3. Records Management, Archivierung > 3.4 Elektronische Archivierung

 

Funktionales Modell der elektronischen Archivierung (OAIS-Modell)

Die öffentliche Verwaltung arbeitet heute elektronisch. Einerseits in Fachanwendungen (Datenbanken für spezifische Verwaltungsaufgaben), in denen Geschäftsfälle strukturiert geführt werden, andererseits in einem verwaltungsweit einheitlichen Records Management Systems (RMS).

Allerdings veralten Fachanwendungen und Dateiformate relativ schnell, es droht der Verlust der elektronischen Daten. Um die wichtigen elektronischen Daten langfristig – d.h. über Jahrzehnte – zuverlässig zu sichern, braucht es die spezialisierte Infrastruktur und die spezifischen Prozesse des elektronischen Archivs. Staatliches Handeln bleibt im elektronischen Archiv auch im digitalen Zeitalter langfristig nachvollziehbar.

ELAR OW/NW

Die Staatsarchive in Obwalden und Nidwalden bauen gemeinsam ein elektronisches Archiv ELAR auf und betreiben es zusammen mit dem öffentlich-rechtlichen Informatikleistungszentrum der beiden Kantone. Die Ziele sind:

  • Die archivwürdigen elektronischen Dokumente können in definierten Prozessen in das ELAR übernommen werden;
  • die archivierten elektronischen Dokumente bleiben glaubwürdig (authentisch);
  • die archivierten elektronischen Dokumente bleiben lesbar und zugänglich.

 

Grundlagen für das ELAR sind das international anerkannte OAIS-Referenzmodell, die Mindestanforderungen der Koordinationsstelle für die elektronische Archivierung KOST an die digitale Archivierung sowie die relevanten eCH-Standards. Das ELAR wird schrittweise aufgebaut:

  1. Aufbau der Infrastruktur (Übernahme, Datenverwaltung, Archivspeicher)
  2. Aufbau von Schnittstellen aus Fachanwendungen ins ELAR
  3. Aufbau eines benutzerfreundlichen Zugangs für Archivbenutzende
  4. Aufbau der Erhaltungsplanung
  5. Konsolidierung der Speicherinfrastruktur

 

Anwendung und Prozesse des elektronischen Archivs sind in den Richtlinien zur elektronischen Archivierung des Staatsarchivs geregelt.

 

Elektronische Archivierung für die Gemeinden

Das elektronische Archiv soll auch durch die Gemeinden genutzt werden können. Das Staatsarchiv bietet den Gemeinden die Archivierung elektronischer Daten im ELAR als Dienstleistung an. Voraussetzungen sind eine möglichst einheitliche Gestaltung des Records Managements in den Gemeinden und der Abschluss eines Dienstleitungsvertrags zwischen Gemeinde und Staatsarchiv.

  • Muster-Anwendungsregeln CMIAxioma Gemeinden (PDF) folgen
  • Muster-Dienstleistungsvertrag (PDF) folgt

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