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Records Management in der Kantonsverwaltung

 

Staatsarchiv > 3. Records Management, Archivierung > 3.1 Records Management

Das Staatsarchiv unterstützt die kantonale Verwaltung im Records Management bis hin zur Ablieferung der Dokumente ins Archiv.

Records Management

Records Management ist das systematische Führen von Akten und umfasst das Erstellen, Empfangen, Registrieren, Ablegen und Wiederfinden der Dokumente. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Papier- oder um elektronische Dokumente handelt. Records Management ist Voraussetzung für:

  1. die Garantie authentischer Informationen
  2. die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
  3. die optimale Nutzung der Informationen

 

Bausteine des Records Management

Zentral für ein funktionierendes Records Management sind wenige Bausteine. Diese sind in der Archivierungsgesetzgebung vorgegeben:

  • Verbindliche Organisationsvorschriften regeln Prozesse und Verantwortung im Records Management und sichern die Kontinuität.
  • Das Ordnungssystem ist nach Aufgaben aufgebaut und umfasst alle Tätigkeiten der Verwaltungsstelle.
  • Dokumente werden in Dossiers geführt, die einer Position im Ordnungssystem zugeordnet werden. Auf diese Weise bleiben alle wichtigen Informationen zu einem Geschäft zusammen.
  • Ordnungssysteme, Dossiers und Dokumente sind mit Metadaten (beschreibende Zusatzinformationen) versehen. Sie sind Grundlage der Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit und helfen bei der Verwaltung der Dokumente.
  • Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf Ordnungssysteme, Dossiers und Dokumente sind klar geregelt und ermöglichen die gegenseitige Stellvertretung.
  • Sicherheit: Informationen, Dossiers und Dokumente sind so aufzubewahren und zu sichern, dass sie vor unberechtigter oder unkontrollierter Einsichtnahme, Veränderung und Verlust geschützt sind.

 

Unterstützung durch das Staatsarchiv

Das Staatsarchiv unterstützt die kantonale Verwaltung im Records Management. Das Staatsarchiv:

  • ist zuständig für die Pflege des kantonalen Records Management Systems RMS;
  • hilft bei der Einführung von Fachanwendungen und stellt die Archivierung aus diesen sicher (Datenstruktur, Schnittstellen);
  • unterstützt Amtsstellen in Fragen bei der Organisation des Records Managements;
  • entscheidet über die Auswahl der zu archivierenden Dossiers bzw. Dokumente.

 

Dafür garantiert das Staatsarchiv, dass die archivierten Informationen unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher aufbewahrt werden und dass Verwaltungsstellen zur Aufgabenerfüllung jederzeit auf Ihre archivierten Akten zurückgreifen können.

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